Tobias Deiser

Wie finde ich meine Dateien wieder?

Effiziente Methoden, Ihre Dateien, Ordner und Dokumente zu organisieren

Datei Management ist in der Praxis eine der einfachsten und wirksamsten Maßnahmen, sich zu organisieren. Jedes mal, wenn man sich auf die Suche nach einem "verschollenen" Dokument macht, oder überflüssige Klicks tätigt, um in einen Ordner zu gelangen ist man nicht so produktiv, wie man sein könnte. Man vergeudet wertvolle Zeit, die man besser nutzen könnte, um seine Ziele zu erreichen. Zeit, einmal verbraucht, ist unwiederbringlich verloren. Und wer nichts unternimmt, seine Dateien zu organisieren, wird daran auch nichts ändern. Die Menge an Daten wächst ständig, also ist es Zeit, endlich etwas zu unternehmen.

Die Idee, Dateien und Dokumente zu organisieren geht zurück auf die gute alte Zeit der Ablage von Papieren in Ordnern und Schränken.

Der Vorteil, damals war das mit Aufwand verbunden und man musste sich überlegen, wo man etwas ablegt, um es wieder zu finden. Mit digitalen Dokumenten, die man weder sieht, noch wirklich in die Hand nehmen muss, ist es zu einfach geworden, die Dateien beliebig irgendwo abzulegen.

Obwohl man mit der Suche ein mächtiges Tool zur Verfügung hat, ist eine grundlegende Organisation unerlässlich, um effizient arbeiten zu können.

Die folgenden Anregungen sind unabhängig davon, ob es sich um eine lokale Festplatte oder einen Unternehmensserver, Mac oder Windows Betriebssystem, eine Cloud App wie Dropbox, Google Drive, Evernote oder ähnliches handelt. Wesentlich ist, einmal Regeln festzulegen, nach denen abgelegt wird, bei Gruppen, sie zu kommunizieren und dann auch einzuhalten.

Drei Grundprinzipien

einfach abzulegen – das System soll keine überbordende hierarchische Herausforderung sein. Rasch und einfach Dateien abzuspeichern ist die Zielsetzung
einfach wieder zu finden – intuitives Auffinden der Dateien ist das Ziel. Und wenn das nicht funktioniert muss es nach einfachen Regeln funktionieren, entweder die Dateien mit wenigen Klicks direkt aufzurufen, oder rasch über die Suche zu finden
wiederverwendbar – Ordnerstrukturen und Regeln der Benennung sollen nach Möglichkeit wiederkehrend sein und sich auf allen Ebenen gleichen

Zwei Fragen

Bevor ich eine Datei speichere, stelle ich mir 2 Fragen:

Ist das eine Datei, die ich jemals wieder benötigen werde?
Nein? ... Nicht speichern.
Ja? ... Wie speichere ich die Datei so, dass ich sie in 10 Jahren wieder finde?

Einfache Regeln

Legen Sie keine Dateien am Desktop ab

Der Desktop ist für das atemberaubende High Resolution Wallpaper gedacht, das Sie in positive Stimmung versetzt. Plus den Papierkorb – das wars.

Halten Sie sich zurück bei der Erstellung von Ordnern

Denken Sie minimalistisch, wenn es um Ordner geht. Die meisten Dateien und Dokumente passen hierarchisch ihn Ihr System, ohne alles mit Ordnern zu verstellen.

Erstellen Sie neue Ordner nur dann, wenn Sie bereits mehrmals ähnliche Dateien abspeichern wollten und jedes mal bemerkten, dass dafür kein entsprechender Ordner existiert. Sie erkennen ohnehin, wenn es an der Zeit ist, ein neues Level in der Hierarchie zu erstellen. Besser als im Voraus ausufernde Verzweigungsbäume mit -zig Ebenen zu erstellen, die später nie befüllt werden.

Eine Faustregel dazu: Investieren Sie nie mehr Aufwand für das Abspeichern, als später für das Finden nötig sein wird

Benennen Sie Dateien und Ordner strategisch

Um etwas intuitiv wieder zu finden, sollte man einige Gedanken in die Benennung investieren. Daran sollte nichts ausserordentlich Kompliziertes sein. Versuchen Sie, sich in ihr zukünftiges Ich hinein zu denken.

Wie sind die Umstände in denen Sie eine Datei wieder benötigen und welche Bezeichnungen werden Ihnen dann spontan in den Sinn kommen?

Beispiel für eine strategische Benennung

Datum (yymmdd) _ Art des Dokuments _ Kunde

d.h.
190928_Angebot_FirmaXY.pdf

Ordner nach Datum

Es ist einfacher, sich zu erinnern, WANN etwas geschah, als zu unterscheiden zwischen AUTO, KFZ, WERKSTATT, ...

Erstellen Sie jeden Monat einen neuen Ordner YYMM, z.B. 1909. Das gilt für ihren PC, genau so wie für Evernote und Google Drive. Das wird der aktuelle Default Ordner, alles, was gespeichert wird, jeder Download geht automatisch in diesen Ordner. Am Ende des Monats wird ein neuer Default-Monatsordner erstellt und der vergangene Monat wird in den 2019er Jahres-Ordner verschoben.

Wichtig ist besonders bei Monats-Ordnern, strategisch in der Benennung der Dateien vorzugehen. Vergeben Sie nach der Datumsbezeichnung den Dateien intuitive Namen, die Ihnen das Wiederfinden erleichtern.

Der Nachteil:
Dateien, die Sie downloaden oder von anderen erhalten, müssen immer umbenannt werden, um in Ihr System zu passen.

Der Vorteil:
Sie verschwenden keine Zeit und Energie damit, zu überlegen, wohin mit den neuen Dateien.